MICROSOFT 365 : ET SI VOTRE GED ÉTAIT DÉJÀ LÀ ?

De nombreuses entreprises rencontrent les mêmes problèmes : documents ou factures difficiles à retrouver, fichiers dispersés, multiples versions d’un même document, validations par e-mail, manque de contrôle sur les accès…

La réponse semble souvent évidente : Acheter une GED (Gestion Électronique des Documents). Mais une question mérite d’être posée :

Pourquoi acheter une nouvelle solution alors que votre entreprise paie déjà Microsoft 365 ?

Microsoft 365 ne se limite pas à la messagerie Outlook ou passer des appels avec Teams, mais répond aussi nativement à une grande partie de vos besoins documentaires. Avec un écosystème de plus de 213 outils, bases de données et services interconnectés, votre entreprise dispose d’un environnement de productivité permettant de construire un véritable système d’information documentaire intégré aux processus de votre entreprise.

Au cœur de cette architecture se trouvent notamment :

• SharePoint pour la gestion documentaire et les espaces collaboratifs,
• OneDrive pour l’espace documentaire individuel,
• Teams pour la collaboration,
• Power Automate pour automatiser les circuits de traitement et de validation,
• Power Apps pour créer des applications métier,
• Power BI pour analyser les données et piloter l’activité,
• Purview pour la conformité et la gouvernance des données
• Et des services de sécurité pour contrôler les accès et protéger l’information.

Le problème n’est donc pas toujours l’absence d’une GED

Dans nombre d’entreprises, le véritable problème est plutôt la sous-utilisation de Microsoft 365. Les licences sont payées, mais les fonctionnalités disponibles restent peu exploitées.

Résultat : l’entreprise continue à utiliser des serveurs de fichiers, des échanges de documents par e-mail et des processus manuels, tout en envisageant l’achat d’une nouvelle solution.

Alors pourquoi payer une deuxième fois pour gérer ses documents alors que les capacités nécessaires sont déjà inclues dans votre environnement Microsoft ? 

Microsoft 365 peut constituer le socle d’une GED moderne, sécurisée, collaborative et progressivement automatisée avec les fonctionnalités de :

• centraliser les documents ;
• organiser l’information selon une structure cohérente ;
• rechercher rapidement un document ;
• contrôler les droits d’accès ;
• gérer les versions ;
• tracer les modifications ;
• automatiser les circuits de validation ;
• sécuriser les informations sensibles ;
• conserver les documents selon des règles définies ;
• faciliter le travail collaboratif.

C’est précisément sur ces différents besoins que l’écosystème Microsoft 365 peut prendre une dimension beaucoup plus importante qu’un simple outil de bureautique.

Partenaire Microsoft 365 et Azure, SERVITIS vous accompagne pour exploiter pleinement votre environnement Microsoft 365 et structurer votre gestion documentaire.

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