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Le contrôle qualité est un processus essentiel dans toute organisation. Il permet de vérifier la conformité des produits, services, opérations ou prestations, d’identifier les anomalies et de mettre en place les actions nécessaires pour maintenir le niveau de qualité attendu. Pourtant, de nombreuses entreprises réalisent encore leurs contrôles à l’aide de formulaires papier, fichiers Excel, documents dispersés ou échanges d’e-mails.
1- Et si vos contrôles qualité étaient digitalisés ?
La digitalisation permet de transformer un contrôle traditionnel en un processus structuré, traçable et facilement accessible. Les équipes peuvent réaliser leurs contrôles directement sur le terrain à partir d’une tablette, d’un ordinateur ou d’un autre terminal adapté. Les informations sont ensuite centralisées et peuvent être automatiquement transmises aux personnes concernées.
Contrôle → Résultat → Anomalie → Action corrective → Validation → Traçabilité
2- Que permet la digitalisation des contrôles qualité ?
Une solution de contrôle qualité digitalisée peut notamment permettre de :
- Créer des formulaires de contrôle adaptés à vos besoins ;
- Réaliser les contrôles directement sur le terrain ;
- Enregistrer les résultats en temps réel ;
- Joindre des photos ou des documents justificatifs ;
- Identifier et suivre les non-conformités ;
- Affecter les actions correctives aux responsables concernés ;
- Automatiser les notifications et les relances ;
- Suivre l’avancement des actions ;
- Conserver l’historique des contrôles ;
- Centraliser les données et les documents ;
- Produire des rapports et tableaux de bord ;
- Disposer d’une meilleure traçabilité des opérations.
3- Une information disponible au bon moment
Avec un processus digitalisé, les responsables n’ont plus besoin d’attendre la compilation manuelle de plusieurs documents pour connaître la situation. Les informations peuvent être consultées selon les droits d’accès définis par l’organisation. Il devient ainsi plus facile de savoir :
- Quels contrôles ont été réalisés ?
- Quels contrôles sont en attente ?
- Quelles anomalies ont été détectées ?
- Qui doit intervenir ?
- Quelles actions correctives sont en cours ?
- Quels contrôles ont été validés ?
4- Une solution adaptée à vos procédures
La digitalisation ne doit pas obliger votre entreprise à modifier toutes ses méthodes de travail. Chez SERVITIS, nous partons de vos procédures existantes afin de concevoir une solution adaptée à votre organisation, à vos critères de contrôle et à vos circuits de validation. Chaque entreprise peut ainsi disposer de formulaires, de circuits de traitement et de tableaux de bord correspondant réellement à ses besoins.
5- Et si vous utilisez déjà Microsoft 365 ?
Si votre organisation dispose déjà de Microsoft 365, il est possible de s’appuyer sur son environnement pour digitaliser certains processus de contrôle qualité. SERVITIS peut notamment exploiter :
Microsoft 365 • SharePoint • Power Apps • Power Automate • Power BI
Ces outils permettent de construire des solutions pour collecter les informations, automatiser les circuits de traitement, centraliser les documents et suivre les indicateurs.
6- Du contrôle à l’amélioration continue
Digitaliser les contrôles qualité ne consiste pas simplement à remplacer le papier par un formulaire numérique. L’objectif est de permettre à l’organisation de disposer d’une information plus accessible, plus structurée et plus facilement exploitable, afin de mieux suivre les anomalies, améliorer les délais de traitement et renforcer la traçabilité.
SERVITIS vous accompagne dans la digitalisation de vos contrôles qualité, en s’adaptant à vos procédures, à votre organisation et à vos outils existants.
Vous souhaitez digitaliser vos contrôles qualité ?
Échangeons sur vos procédures actuelles et identifions ensemble les contrôles qui peuvent être digitalisés et automatisés.
