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De la réception au paiement, donnez à vos factures un circuit plus rapide, plus fiable et entièrement traçable.
Dans une organisation, une facture fournisseur peut passer entre plusieurs personnes et plusieurs services avant d’être validée et payée : réception, achats, responsable de projet, direction, comptabilité, trésorerie…
Lorsque ce processus repose encore sur les emails, les documents papier, les fichiers Excel ou les relances téléphoniques, les délais s’allongent, les erreurs se multiplient et certaines factures peuvent être difficiles à retrouver.
Pourquoi digitaliser le circuit des factures fournisseurs ?
1. Réduire les délais de traitement
La facture est automatiquement transmise au bon interlocuteur selon des règles définies à l’avance. Les validations ne dépendent plus uniquement des échanges d’emails ou des documents qui circulent entre les services.
* Les factures sont traitées plus rapidement et les paiements mieux maîtrisés.
2. Éviter les factures perdues ou oubliées
Chaque facture est enregistrée dans un espace centralisé et sécurisé. Vous savez :
- Quand la facture a été reçue ;
- Qui doit la contrôler ;
- Où elle se trouve dans le processus ;
- Qui doit la valider ;
- Si elle a été approuvée ;
- Si elle a été transmise au paiement.
*Plus besoin de rechercher une facture dans une boîte mail ou dans plusieurs dossiers.
3. Automatiser les validations
Le circuit de validation est adapté à votre organisation. Les notifications et les relances sont désormais automatisées afin de réduire les interventions manuelles.
4. Améliorer la traçabilité
Chaque étape du traitement est enregistrée. Vous disposez d’un historique permettant de savoir qui a fait quoi, quand et à quelle étape. Cette traçabilité facilite le contrôle interne, les audits et le suivi des engagements fournisseurs.
5. Donner une meilleure visibilité à la direction
Grâce à des tableaux de bord, les responsables suivent en temps réel :
- Le nombre de factures reçues ;
- Les factures en attente de validation ;
- Les factures bloquées ;
- Les factures approuvées ;
- Les factures en attente de paiement ;
- Les délais moyens de traitement.
La direction dispose ainsi d’une vision claire de ses engagements fournisseurs et de sa trésorerie.
Une solution basée sur Microsoft 365
Vous utilisez déjà Microsoft 365 ?
Il n’est pas nécessaire d’acquérir une nouvelle plateforme pour digitaliser vos processus.
SERVITIS conçoit une solution s’appuyant notamment sur :
Microsoft 365 • SharePoint • Power Automate • Power Platform
Ces outils permettent de construire un circuit de factures adapté à vos procédures, à votre organisation et à vos règles de validation.
Que gagne votre entreprise ?
- Gain de temps : réduire les manipulations et les relances manuelles.
- Moins d’erreurs et de retards : standardiser le processus et sécurisez les validations.
- Traçabilité renforcée : suivre chaque facture de sa réception jusqu’à son paiement.
- Archivage sécurisé : centraliser vos documents et faciliter leur recherche.
- Pilotage en temps réel : Disposer d’une vision claire des factures et des validations en cours.
- Meilleure maîtrise de la trésorerie : Anticiper les paiements et améliorer la visibilité sur vos engagements.
Chaque entreprise possède ses propres règles et circuit de validation. Et si votre circuit de paiement des factures était digitalisé en quelques semaines ?
SERVITIS met en place une solution adaptée à votre organisation, en s’appuyant sur Microsoft 365.
Envie de digitaliser vos factures fournisseurs ? Contactez-nous !
