GED et SAE : quelles sont les différences ?

Le logiciel GED : création et gestion des fichiers
La Gestion Électronique des Documents (GED) est un logiciel permettant de centraliser et traiter facilement les documents numériques, peu importe leurs formats (PDF, image, vidéo, mails, etc.) et leurs sources.
Avec cet outil, vous pouvez notamment :

• Créer un nouveau document ;
• Numériser des contenus papier ;
• Modifier ou supprimer des informations ;
• Déplacer et partager le fichier.

Il constitue une base documentaire claire et accessible par tous. Son objectif est donc de faciliter le travail des équipes en améliorant le partage des informations dans l’entreprise. Vous pourrez également gérer l’accès des utilisateurs, suivre les actions effectuées sur le fichier, créer des processus de validation et de diffusion (workflows).

Le logiciel SAE : conservation et sécurité des documents
Le Système d’Archivage Électronique (SAE) ne sert pas simplement à stocker des contenus. Il répond à plusieurs besoins fondamentaux des entreprises :

• Garantir la traçabilité et l’authenticité du fichier ;
• Assurer la pérennité et l’intégrité des informations ;
• Sécuriser parfaitement les données.

Le logiciel SAE intervient comme un véritable coffre-fort électronique et permet de préserver la valeur juridique d’un fichier pendant sa conservation. Une fois qu’un document est intégré dans cet espace ultra-sécurisé, il devient impossible de le modifier ou de le supprimer.
L’outil permet donc une totale intégrité des informations qui y figurent. Les fichiers archivés dans le SAE ont donc une valeur probante, selon la législation en vigueur concernant les normes d’archivages (norme NF Z42-013).

Les combinaisons possibles des logiciels GED et SAE
Vous l’avez compris, ces deux solutions de dématérialisation ne répondent pas aux mêmes besoins :

• Le logiciel GED a pour but de faciliter la création et la gestion quotidienne des fichiers d’une entreprise. Il intervient donc en amont.
• Le logiciel SAE propose une solution de conservation sécurisée. Il s’utilise à la fin du cycle, lorsque le fichier ne doit plus être modifié.

Ces dispositifs de dématérialisation sont donc complémentaires dans leur utilisation. Il est difficile de les substituer ! La plupart des entreprises utilisent les deux logiciels pour gérer le cycle de vie des fichiers et garantir leur sécurité.

Les avantages des outils de gestion documentaire
TPE/PME, startups, cabinets d’expert-comptable ou assurances, peu importe votre statut, vous souhaitez être agiles et réactifs sur les tâches administratives du quotidien. Bien implémentés, les logiciels GED et SAE offrent de multiples atouts pour une entreprise :

• Délais de traitement de documents raccourcis (gain de productivité) ;
• Réduction des coûts logistiques (consommation d’encre et de papier, achat de classeurs et d’étagères, etc.) ;
• Meilleure communication interne (partage des informations au sein des équipes) ;
• Simplification des échanges avec les prestataires ;
• Sécurisation des informations (tentatives de hacks, pertes de données) ;
• Démarche RSE.